Автоматизация отдела продаж у дистрибьютора решает конкретную задачу: заказы от торговых точек должны попадать на склад без перепечатывания, а руководитель должен видеть план, долги и отгрузки каждого представителя в течение дня. Покажем на примере компании, которая развозит продукты питания по магазинам региона.
Что мешает продавать больше
В дистрибуции основная работа идёт «в полях». Торговые представители объезжают магазины, собирают заказы и передают их в офис. Как правило, это делается фотографией листа, голосовым сообщением или звонком оператору.
Отсюда типичные потери:
- оператор перепечатывает заказы в 1С, ошибается в артикулах и количестве;
- представитель не знает, что у точки есть просроченный долг, и принимает новый заказ;
- акции и новинки доносятся устно, половина точек о них не слышит;
- руководитель узнаёт о выполнении плана только в конце месяца.
Каждая ошибка в заказе означает возврат, лишнюю поездку и недовольного клиента.
Как работает автоматизация отдела продаж
Основа решения: мобильный кабинет торгового представителя и панель руководителя, связанные с учётной системой. Представитель открывает точку в телефоне, видит историю заказов, остатки на складе, долг и действующие акции. Заказ собирается из каталога и сразу уходит в 1С, без оператора.
Система подсказывает, что точка обычно берёт и чего не хватает в текущем заказе. Если долг превышает лимит, заказ отправляется на согласование. Руководитель видит в панели выполнение плана по каждому сотруднику и маршруту, частоту визитов и средний чек.
Часто спрашивают, почему бы не ограничиться стандартной CRM. Автоматизация продаж CRM хорошо подходит для B2B со сделками и воронкой, а у дистрибьютора другой ритм: сотни мелких повторных заказов в день. Для этого нужен быстрый интерфейс под заказ, работа без интернета в подвале магазина и прямой обмен со складом.
Пример: дистрибьютор на 80 сотрудников
Компания развозит молочную продукцию и бакалею по 900 торговым точкам, в штате 80 человек, из них 18 торговых представителей и 3 оператора ввода заказов. В день приходило около 350 заказов. Ошибки ввода давали примерно 4% возвратов, просроченная дебиторская задолженность держалась на уровне 9 млн ₽.
Сделали веб-сервис с мобильным интерфейсом для представителей и панелью для руководителя, обмен с 1С раз в 5 минут. Добавили лимиты по долгу, подсказки по ассортименту и отметку визита с геопозицией. Обучение заняло два дня, первые две недели сервис работал параллельно со старой схемой.
| Показатель | До | После, через 4 месяца |
|---|---|---|
| Возвраты из-за ошибок | около 4% | менее 1% |
| Операторы ввода | 3 | 1 |
| Просроченный долг | 9 млн ₽ | 5,5 млн ₽ |
| Средний заказ точки | базовый уровень | плюс 8% |
Экономия на операторах и возвратах плюс рост среднего заказа окупили проект примерно за полгода. Отдельный эффект дала автоматизация управления продажами: руководитель стал разбирать слабые маршруты еженедельно, а не по итогам месяца.
Сколько стоит и сколько длится
Веб-сервисы и платформы в AI-TEAC стоят от 473 000 ₽, срок от 30 дней. Если торговым представителям нужно полноценное приложение с работой офлайн и доступом к камере, это мобильная разработка: от 945 000 ₽ и от 45 дней. Отдельные интеграции, например выгрузку остатков или цен, делаем в рамках автоматизации и парсинга от 23 000 ₽ и от 7 дней.
Итог зависит от числа ролей, объёма каталога, схемы обмена с 1С, требований к офлайн-режиму и отчётам. Демо первой рабочей версии показываем с 7-го дня, код и доступы передаём заказчику. Точную сумму фиксируем в смете за 24 часа.
С чего начать
- Посчитайте, сколько заказов в день вводится вручную и сколько из них с ошибками.
- Выгрузите из 1С данные по просроченной задолженности и возвратам за квартал.
- Опишите день торгового представителя: маршрут, визиты, как передаётся заказ.
- Решите, кто будет пилотной группой: 3-4 представителя на одном маршруте.
- Отправьте заявку, чтобы получить план проекта и смету.
Для дистрибьютора автоматизация отдела продаж окупается за счёт трёх вещей: меньше ошибок, меньше долгов и больше позиций в заказе. Начните с пилота на одном маршруте и сравните цифры с остальными.
